Как устроены документы
Типы документов и где их найти, номер и дата, проведение и отмена проводки, черновики и автосохранение, тестовые операции, связанные документы, влияние на остатки, закупочные цены и взаиморасчёты.
Где находятся документы
Каждый тип документа — отдельный пункт меню, сгруппированный по смыслу:
- Продажи — чеки, возвраты, смены, внесения и изъятия наличных, заказы, счета, договоры, акты;
- Финансы — банк (поступления и списания с расчётного счёта), касса организации (ПКО, РКО), зарплата, начальные остатки;
- Склад и товары — закупки, приём товара, накладные, перемещения, инвентаризация, списание, комплектация, вскрытие тары, ценники и наклейки.
Полный перечень — в статье Типы документов. Права на каждый тип настраиваются отдельно («Список документов» конкретного типа) плюс общие права на действия: создание, проведение, удаление, печать и т. д. — см. Группы пользователей и права.
Жизненный цикл документа
- Создание. Документ заполняется и сохраняется — он ещё ни на что не влияет («не проведён»).
- Проведение. Документ проводится — меняются остатки, взаиморасчёты, деньги организации.
- Отмена проводки. В течение времени, заданного в Настройки → Настройки системы → Время отмены проводки документа, проводку можно отменить и снова изменить документ. Позже — «Отменить проводку уже не возможно». Если время отмены равно 0, проводку можно отменять всегда.
- Удаление. Удалить можно только непроведённый документ («Нельзя удалить проведенный документ»).
Проведённый документ изменить нельзя («Нельзя изменить проведенный документ») — сначала отмените проводку.
Номер и дата
Номер присваивается автоматически — следующий по порядку для данного типа документа, его можно изменить. Дата и время документа определяют, на какой момент меняются остатки: документ «задним числом» пересчитывает остатки и закупочные цены с этой даты.
Черновики и автосохранение
Пока вы редактируете документ, кабинет автоматически сохраняет несохранённую версию (в том числе при закрытии вкладки). Если открыть документ, у которого есть такая версия, кабинет спросит: «У документа есть несохраненная версия. Открыть?». Да — продолжить с несохранённых изменений, Нет — открыть последнюю сохранённую версию. При проведении черновик удаляется.
В списке документов несохранённые версии помечены как Черновик.
Тестовая операция
Флажок Тестовая операция в форме помечает документ как тестовый: такие документы видны в списке с пометкой «Тестовая операция» и фильтруются отдельно. С кассы тестовыми приходят чеки, пробитые без фискального регистратора.
Что меняет проведённый документ
| Что | Как |
|---|---|
| Остатки | Документ увеличивает или уменьшает остатки на складе документа (приход, расход, перемещение, инвентаризация) или не влияет на них (счета, договоры, денежные документы). Остаток пересчитывается на дату документа по всем проведённым документам. Услуги остатков не имеют. |
| Закупочная цена | Пересчитывается по приходным документам (приём товара, перемещение на склад, комплектация): берутся последние поступления, покрывающие текущий остаток, вместе с дополнительными расходами. Это средняя цена остатка «последних партий». |
| Взаиморасчёты с контрагентом | Дебет и кредит контрагента пересчитываются — см. Баланс с контрагентами. |
| Деньги организации | Остатки наличных и безналичных средств своей организации (видны на главной странице). |
| Баллы клиента | Начисленные и списанные баллы лояльности; при первой покупке клиенту зачисляются стартовые баллы его карты. |
| Сертификаты | Проданный сертификат активируется, оплаченный сертификатом — гасится. |
| Закрытие смены | При проведении закрытия смены кабинет сверяет суммы чеков, пришедших с кассы, с отчётом кассы и дописывает в примечание «Расхождение по документам …», если суммы не совпали. Если включено, автоматически создаётся поступление на расчётный счёт по безналичной выручке. |
Связанные документы
Документы связываются, когда один создан на основании другого (счёт → накладная, заказ → чек, закупка → приём товара, чек → комплектация). В окне просмотра кнопка Связанные документы показывает цепочку: документ-основание и документы, созданные на его основе. «Нет связанных документов» — связей нет.