Закрытие периода
Раз в год Агорта автоматически фиксирует остатки по каждому складу инвентаризацией «Закрытие периода» — расчёт остатков и отчёты работают быстрее. Что меняется для документов закрытого года и как открыть период.
Зачем
Остаток товара и закупочная цена считаются от последней инвентаризации этого товара: к её количеству прибавляются все документы после неё. Если инвентаризаций не было, кабинет при каждом расчёте проходит всю историю товара с первого документа — с годами это замедляет проведение документов и отчёты.
Поэтому раз в год Агорта сама фиксирует остатки на конец года — закрывает период.
Как это происходит
- В январе закрывается позапрошлый год: в январе 2027 года — 2025 год, в январе 2028 года — 2026 год. Документы последних 12–24 месяцев всегда остаются открытыми.
- По каждому складу создаётся проведённый документ Инвентаризация на 31 декабря 23:59:59 закрываемого года с примечанием «Закрытие периода». Документ создаётся ночью, у крупных кабинетов — в течение нескольких ночей.
- В документ попадают товары, которые двигались по складу после своей последней инвентаризации. Количество в каждой строке — учётный остаток на эту дату, поэтому излишков и недостач нет, остатки и закупочные цены не меняются. Попадают и нулевые, и отрицательные остатки — они сохраняются как есть.
- Услуги и удалённые товары в документ не попадают. Если до конца года по складу не было ни одного документа, закрывать нечего.
- В декабре в кабинете показывается предупреждение о предстоящем закрытии.
Что нельзя в закрытом периоде
Пока документ «Закрытие периода» склада проведён, проводить и отменять проводку документов этого склада с датой раньше него нельзя — кабинет покажет «Документ относится к закрытому периоду склада». Это касается документов, которые меняют остатки (приём, перемещение, списание, продажи, инвентаризации и т. п.). Документы без склада и денежные документы — без ограничений.
Изменить или удалить проведённый документ нельзя и без закрытия — сначала нужно отменить проводку (см. действия с документом).
Чеки и документы, которые приходят с касс, из ЕГАИС и ЭДО, принимаются как раньше, даже если их дата попала в закрытый период. На остаток после закрытия они не влияют. Чтобы учесть такой документ, откройте период (см. ниже).
Как внести правки в закрытый год
- Откройте Склад и товары → Склад → Инвентаризация и найдите документ склада с примечанием «Закрытие периода» на 31 декабря.
- Отмените его проводку и удалите документ. Период этого склада открыт — до предыдущего закрытия, если оно было.
- Внесите правки в документы.
- Через 7 дней после удаления Агорта снова закроет период — уже с исправленными остатками.
Документ закрытия работает как обычная инвентаризация: его можно открыть, распечатать, отменить проводку и удалить. Если отменить проводку и не удалять документ, период остаётся открытым и автоматически не закроется, пока документ не удалят или снова не проведут.
Частые вопросы
Изменятся ли остатки или себестоимость? Нет. В документ записывается остаток и закупочная цена, которые кабинет и так считал на эту дату.
Мы сами делаем инвентаризации. Нужно ли закрытие? Если товар инвентаризирован после конца закрываемого года, в документ закрытия он не попадёт. Остальные товары получат точку отсчёта.
Появится ли документ в отчётах по инвентаризациям? Да, как обычная инвентаризация с примечанием «Закрытие периода»; недостач и излишков в нём нет, сличительная ведомость пустая.